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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, LUBRICAFE S.A.S en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en este ámbito:

I . IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: LUBRICAFE S.A.S.

Nit: 900275200-1

Domicilio: BODEGA PARQUE CENTRO, MANIZALES CALDAS

Teléfono: (036) 8894455

Correo electrónico: lubricafe.ventas@gmail.com

Página web: www.lubricafe.com

 

II. DEFINICIONES

Autorización: consentimiento previo (o concurrente) expreso e informado del titular para autorizar y permitir el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: dato calificado como tal, según los mandatos de la Ley o la Constitución. Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, su oficio o profesión, su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos son aquellos que están contenidos en registros públicos, gacetas, boletines y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas no sometidas a reserva.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

*Esta definición, aunque es amplia, concuerda en términos generales con la línea jurisprudencial que la Corte ha desarrollado en la materia, así como con la definición adoptada en la Ley 1266 sobre el dato personal financiero. Se debe tener en cuenta que las características del dato personal son: a) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural; b) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; c) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita y d) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y/o el tratamiento.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como: la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

III. PRINCIPIOS

Para garantizar el correspondiente cumplimiento de la ley en cuanto a la protección de los datos personales aplicará de manera integral los siguientes principios:

  1. Principio de legalidad: el tratamiento de los datos personales estará sujeto a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que se requieran, como lo son: artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los decretos únicos de reglamentación 1377 de 2013 y 1074 de 2015 Capítulos 25 – 26.
  2. Principio de transparencia: en el tratamiento de los datos personales garantizaremos al titular el derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones la información acerca de los datos que sean de su titularidad.
  3. Principio de acceso y circulación restringida: aseguraremos que el tratamiento de los datos personales solo lo realizarán las personas autorizadas por el titular y/o personas previstas por la ley. Los datos personales, salvo los datos públicos, no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
  4. Principio de temporalidad o caducidad: el periodo de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual fue recolectada.
  5. Principio de libertad: de acuerdo a lo estipulado por la Ley de tratamiento de datos personales entiende y se acogerá al hecho que solo podrá realizar el tratamiento cuando el titular ha otorgado el consentimiento de manera previa, expresa e informada. Los datos personales no pueden ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de ésta.
  6. Principio de seguridad: la información, objeto del tratamiento se manejará con las medidas humanas, técnicas y administrativas necesarias para otorgar seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limitan a:

• Establecer de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados que van más allá de la duración misma del contrato.

• Implementar de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica.

• Monitorear periódicamente actividades sospechosas y mantenimiento físico y electrónico de las bases de datos.

• Restringir el acceso a las bases de datos, solo al personal autorizado. 

  1. Principio de interpretación integral de los derechos constitucionales: la Ley 1581 se interpretará en sentido que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales como son: el habeas data, el buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información.
  2. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta al tratamiento debe ser: veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos fraccionados o que induzcan a error.

IV. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

Los datos y autorizaciones de tratamiento se recolectarán de manera telefónica, por escrito o verbalmente. Los datos personales recogidos y las autorizaciones se almacenarán en las bases de datos de LUBRICAFE S.A.S  Bajo su custodia podrá hacer uso de estos datos personales para:

Clientes:

  1. Para adelantar todas las gestiones de mercadeo y promoción relacionadas con los servicios ofrecidos por el LUBRICAFE S.A.S., las empresas del grupo económico o sus Aliados Comerciales, garantizando siempre la no enajenación de estos datos personales a terceros no autorizados, para lo cual, entre otras actividades, como: enviar información relacionada con promociones, actividades, programas, productos y servicios; compartir y cruzar información con las demás empresas del grupo empresarial y/o los aliados comerciales de Lubricafe s.a.s; identificar clientes potenciales, evaluar hábitos de consumo, hacer análisis de segmentación de mercado, ofrecer la plataforma electrónica de servicios www.tvnovedadestv.com.co, solicitar la actualización de información y estandarizar la información de contacto, entre otras.
  2. Remitir información y atender solicitudes y/o requerimientos de los diferentes entes externos de control y regulación, autoridades y entes judiciales.
  3. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
  4. Respecto de los datos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de LUBRICAFE S.A.Séstos se utilizarán para fines de seguridad de la compañía, los bienes e instalaciones LUBRICAFE S.A.S y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
  5. Mantener informado acerca de los status de los agendamientos, promociones o estado del vehículo por medio del Call Center aliado a nuestra compañía Lubricafe S.A.S.

Empleados:

  1. Ejecución del contrato suscrito con cualquiera de la compañía.
  2. Pago de obligaciones contractuales.
  3. Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
  4. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
  5. Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
  6. Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.
  7. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el empleado y la compañía.

 

V. DERECHOS COMO TITULAR

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

1.Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LUBRICAFE S.A.S en su condición de responsable del tratamiento.

2.El titular de los datos puede conocer íntegramente y de forma gratuita sus datos personales, que se encuentran en poder de LUBRICAFE S.A.S o los encargados del tratamiento, al menos una vez cada mes calendario.

3.El titular de los datos puede solicitar prueba de la autorización otorgada LUBRICAFE S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con la ley.

4.El titular de los datos puede revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

5.Para efectos de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización; el titular de los datos debe enviar su requerimiento al correo electrónico: lubricafe.mercadeolb@gmail.com

6.El titular de los datos puede presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo requerimiento por los canales dispuestos por LUBRICAFE S.A.S.

 

VI. ÁREA RESPONSABLE

LUBRICAFE S.A.S designa al Oficial de Protección de Datos Personales para que en adelante asuma, en adición a sus otras funciones, la de garantizar la protección de datos personales a los titulares y darle trámite oportuno a sus solicitudes. Para tales efectos, el titular de los datos personales podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico: lubricafe.mercadeolb@gmail.com

  1. a) Procedimiento PQR

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se requieran adjuntar como soporte. Si el reclamo resulta incompleto, se contactará al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas. Si transcurridos treinta (30) días desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos por medio de la opción denominada “Protección Datos”, posteriormente se tipificará de acuerdo sea el caso y se realizará una breve descripción de la queja, en un término no mayor a un (1) día hábil; este estatus se mantendrá hasta que se realicen las acciones pertinentes y se pueda brindar una solución adecuada al reclamo. Estas acciones tendrán como plazo máximo quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de la recepción del reclamo completo; cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

VII. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

De acuerdo a las disposiciones legales y reglamentación expedida por el Gobierno Nacional, lubricafe.mercadeolb@gmail.com  procederá a realizar el registro de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Base de Datos (RNBD)* que será administrado y vigilado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

VIII. FECHA VIGENCIA

Estas son las políticas de tratamiento de información que serán aplicadas y la forma de acceder a las mismas. Estas entrarán en vigencia a partir del 01 de marzo de 2016 y deja sin efectos los reglamentos o manuales que se hubiesen podido adoptar LUBRICAFE S.A.S. en el pasado y hasta la expedición de otras o cambio sustancial de las mismas.

LUBRICAFE S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento y a su total discreción. Sin embargo, en caso de modificarse sustancialmente su contenido, se le comunicará esta situación a través de los datos de contacto que usted nos ha suministrado.

*El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

Los datos personales recolectados serán almacenados, usados, suprimidos, procesados, compilados, transferidos, sometidos a circulación, actualizados y dispuestos conforme lo establece la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y la política de protección de datos personales LUBRICAFE S.A.S., garantizando siempre la no enajenación de estos datos personales a terceros no autorizados, con las siguientes finalidades: (i) adelantar todas las gestiones de mercadeo y promoción relacionadas con los servicios ofrecidos por LUBRICAFE S.A.S., las empresas del grupo económico o sus Aliados Comerciales, para lo cual, entre otras actividades, (ii) remitir información y atender solicitudes y/o requerimientos de los diferentes entes externos de control y regulación, autoridades y entes judiciales.